Корпоративное управление

Гибкость и универсальность модуля Бюджетирование позволяют создавать бюджеты различных уровней и в разных комбинациях пользователями системы, а также объединять их в управленческие структуры более высокого порядка. Модуль изначально интегрирован не только с основными модулями системы «Ма-3», такими, как Основные средства, Управление закупками, Управление запасами, Управление продажами, Финансы, Кадровый учет и заработная плата, Управление производством, Управление проектами, Управление договорами, Учет и отчетность, но и с редакторами электронных таблиц, включая MS Excel. Кроме того, возможна синхронизация с внешними системами.

Построение бюджета

• Структура бюджета в «Ма-3» создается пользователем согласно принятой в организации модели бюджетной политики. Могут быть сформированы как бюджеты сводных финансовых показателей (БДР, БДДС, ББЛ), так и операционные на подразделения, МВЗ, статьи расходов и т.д. При этом, пользователь «Ма-3» самостоятельно может создавать различные бюджеты, например, план работы ИТ-подразделения на основе нормо-часов на заданный период, или заложить годовой бюджет расхода материалов в количественном измерении на производство товаров, направляемых на экспорт.
• Бюджет строится на основе бюджетного плана счетов, состоящего из синтетических и аналитических счетов. Бюджетный план счетов может быть, как скопирован с плана счетов главной книги, так и со счетов МВЗ, или же быть созданным в соответствии с потребностями и практикой бюджетирования организации;
• Любой элемент НСИ или расчетные данные, оформленные в виде специальной программы, могут учитываться в качестве статей бюджета. Настройка единиц оценки бюджетной статьи может быть, как в количественном, так и в денежном выражении в одной или нескольких валютах. Статьи бюджета могут содержать следующие аналитики:
  • Три стандартных аналитики плана счетов главной книги: МВЗ, объект учета и класс счета;
  • Бюджетные аналитики: операция бюджета, бюджетная группа.
  • 4 дополнительные аналитики, которые могут быть определены пользователем и связаны с произвольными объектами учета в системе;
• На уровне бюджетного плана счетов и на уровне статей бюджета возможно определять лимиты доходов и расходов, которые будут отслеживаться системой при создании бюджета;
• Периоды бюджетирования охватывают любой промежуток времени с разбивкой на регулярные периоды с возможностью промоделировать любой сценарий развития на основе задаваемых и варьируемых пользователем показателей;
• При создании бюджета расчёт и распределение плановых сумм могут быть сделаны с помощью встроенного в систему языка формул или через связанную с бюджетом таблицу Microsoft Excel.
• Данные для формирования бюджета также могут загружаться из внешнего файла электронной таблицы или файла в хранилища системы путём мэппинга каждой ячейки входных данных к позиции структуры бюджета в системе;

Версионность и прогнозирование бюджета

• Система дает возможность создания процедуры утверждения бюджета, что особенно важно при формировании бюджетов крупных организаций, где за каждую часть общего плана отвечают различные подразделения;
• В процессе утверждения бюджета пользователи имеют возможность вносить изменения в статьи и единицы оценки бюджета. Система позволяет отслеживать эти изменения и сохранять их как версии документа. Это дает возможность не только сохранять историю изменений, но и проводить сравнение различных версий бюджета между собой, отслеживая историю изменений по этапам утверждения.
• Возможность прогнозирования бюджета (построения бюджетных сценариев) основывается не только на основе задаваемых и варьируемых пользователем показателей, используемых при моделировании бюджета, но и на статистических показателях организации за прошедшие периоды;
• Прогнозирование бюджета – это упрощённая процедура создания версий бюджета, которая не требует полного маршрута исполнения по подписантам. Составленный прогноз может принят за основной финансовый документ при наличии соответствующих полномочий у акцептанта. Это позволяет осуществлять бюджетирование не только «снизу» — от статей, но и «сверху» — от устанавливаемых лимитов финансирования;
• Процедуры ведения версионности и прогнозирования бюджета не являются обязательными к исполнению, поэтому процесс бюджетирования может быть упрощён только до составления плана.

Настройка прав доступа к бюджету

• Использование системы бюджетирования, в которой за каждый из участков есть свой ответственный сотрудник, предполагает наличие разграничения прав пользователей внутри бюджетного процесса и выстраивание иерархии доступов. Например, можно настроить права доступа таким образом, чтобы финансовый директор мог просматривать и редактировать все бюджеты организации, руководитель ИТ-подразделения вносить изменения в бюджет ИТ, а его заместитель только просматривать данный документ.
• Разграничение прав можно сделать несколькими способами: выдать доступы пользователям к просмотру определённых бюджетов или более детализировано настроить права по бюджетным статьям, МВЗ или другим аналитикам. Механизм настройки так же дает возможность разрешать пользователям выдачу прав доступа другим пользователям на свой или нижестоящий уровень бюджетного счета, аналитики счета и т.д.

Контроль доступного бюджета

Контроль наличия и распределения доступного бюджета осуществляется по интегрированным с модулем «Бюджетное планирование и контроль» модулями системы «Ма-3» и позволяет:

• настраивать допуски разрешенного достижения или превышения лимита;
• настраивать оповещение ответственного по электронной почте или при входе в систему с последующим утверждением/отклонением перерасходов бюджета;
• учитывать внебюджетные расходы;
• настраивать лимиты и блокировки по финансово-хозяйственным операциям значимых для бюджетного процесса;
• осуществлять онлайн сравнение плановых, фактических и прогнозных показателей бюджета на любую дату;

Анализ бюджетного процесса

Взаимодействие модуля бюджетирования с другими модулями системы происходит через механизм настраиваемых бюджетных проводок. Бюджетная проводка – запись финансово-хозяйственной операции в журнале учёта бюджетных проводок, регистрируемая по виду бюджетного баланса (например, проводка по бюджету может регистрироваться с видом баланса «плановый», а начисление зарплаты с видом «фактический»). Бюджетные проводки должны сопровождать любую финансово-хозяйственную операцию, которая считается значимой для бюджетного процесса (например, создание и утверждение бюджета, расчёт амортизации, закупка материалов, начисление зарплаты, налогов и т.д.). Таким образом, соотнесение бюджетных проводок с бюджетными статьями позволяет проводить план-факт анализ между любыми бюджетами в режиме «онлайн» и за любой период.

• Бюджетные проводки независимы от бухгалтерского, налогового или управленческого учёта – это самостоятельные настройки внутри системы;
• Каждая операция системы может содержать более одного элемента настройки по проводкам (например, из входящего счета-фактуры можно использовать одновременно данные для бюджета по НДС и информацию по цене купленных товаров).
• Бюджетные проводки могут быть настроены так же и на сторнирование или иные корректировки первоначального документа;
• Все бюджетные проводки попадают в реестр, где могут быть отредактированы в соответствии с потребностями бюджетного процесса и при наличии соответствующего доступа.
• Записи в реестр бюджетных проводок могут проводиться как в «онлайн», так и «оффлайн» режиме. Выбор режима пополнения реестра бюджетных проводок определяет, насколько оперативно будет доступна информация для анализа бюджета;
• В качестве инструмента анализа бюджета «Ма-3» предлагает встроенный механизм формирования многомерных кубов, который позволяет в «онлайн» режиме за любой промежуток времени проводить сверку данных по всему бюджетному процессу. Пользователи системы не ограничены в настройке конфигурации кубов — в графическом представлении куба можно настроить сравнение плановых и фактических данных, оценочных и плановых и т.д. Кубы строятся на основании бюджетных проводок, поэтому актуальность информации зависит от того, насколько оперативно пополняется и корректируется реестр бюджетных проводок. Настройка и конфигурация кубов также может осуществляться пользователями «Ма-3».

Модуль Финансы предоставляет основные инструменты для выполнения и учета базовых финансовых бизнес-процессов, таких как управление движением денежных средств, расчеты с клиентами и поставщиками, контроль задолженности контрагентов, а также финансовый учет внутри предприятия.

Основные функции модуля:

• контроль и управление счетами к оплате и счетами к получению;
• изменение различных характеристик счетов к оплате и получению;
• погашение счетов различными способами (авансы, взаимозачет);
• формирование заявок на оплату и платежных поручений;
• интеграция с системами клиент-банк;
• проведение и учет операций по банковским счетам;
• управление командировками.

Модуль Финансы тесно интегрирован со всеми модулями системы. Так, например, при проведении закупки в модуле Управление закупками автоматически формируются счета на оплату, последующую работу с которыми возможно выполнять в модуле Финансы.

Модуль Учет и отчетность обеспечивает эффективное формирование и ведение отчетности предприятия. Функциональность модуля соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского и налогового учета и обеспечивает поддержку российских и международных стандартов в области учета и отчетности.

Особенности модуля:

• Структура проводок. Возможна регистрация проводок методом «двойной записи», что является стандартом для российской практики учета (при сохранении возможности регистрации «полупроводок», если требуется).
• Возможна регистрация проводок с признаком «красное сторно».
• Мультивалютный учет. Предусмотрена возможность ведения учета и регистрации операций в разных валютах. Перечень возможных для использования валют задается в специальном справочнике «Валюты учета».
  Для корректной регистрации и учета операций в различных валютах в системе предусмотрено использование ежедневного курса обмена. Возможна автоматическая загрузка курсов валют с сайта Центрального Банка РФ.
• План счетов. Используется иерархический план счетов, при необходимости можно создавать длинную кодировку счета (до 70 символов).
• Управленческие ракурсы. Могут быть созданы различные настраиваемые ракурсы отчетов по плану счетов. Ракурсы – это правила выбора данных на основании дополнительных аналитик, при создании которых нет необходимости привлекать программиста.
• Имеются преднастроенные отчеты, наиболее часто используемые для формирования отчетности предприятия, такие как бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет об изменениях капитала и другие.
• Свободно определяемые аналитики. В системе «Ма-3» для каждой проводки, а также для большинства документов и операций предусмотрена возможность указания дополнительного аналитического разреза – той или иной финансовой аналитики. Каждая из аналитик может обозначать отдельную характеристику операции и иметь свой набор допустимых значений, заведенных в связанном с ней справочнике. Можно определить до 8 сквозных аналитик, расширенных на все модули системы. Аналитики могут иметь иерархическую структуру.
• Правила формирования проводок. Правила автоматического создания проводок при регистрации документов и выполнении операций настраиваются в справочнике «Профили проводок». Так, каждой операции в системе соответствует код стандартной проводки. К коду стандартной проводки привязывается гибкое правило определения бухгалтерских счетов дебета и кредита, аналитических признаков, текстовых полей, правило для расчета суммы проводки на основе логических формул, использующих любые параметры исходных документов, например, производства и логистики, а также правило выбора (активации) этой формулы. К каждой операции можно при необходимости настроить неограниченное количество различных проводок. Правила определения автоматических проводок можно настроить для любого типа баланса (учета), например, для налогового, управленческого, МСФО и т.д.

Модуль Налоги предназначен для автоматизации налоговых операций и формирования отчетности для подачи в налоговые органы.

Основные функции модуля:

• • Учет налога на прибыль и налоговых разниц — комплексное решение, основанное на возможностях ведения гибкого параллельного учета в «Ма-3». Для организации налогового учета решение объединяет в себе функционал различных модулей системы:
    • параллельные оценки в модуле Основные средства для ведения раздельной оценки основных средств: бухгалтерской, налоговой, постоянных и временных разниц;
    • дифференциацию затрат в модуле Управление запасами. Позволяет настроить до 99-ти элементов затрат, включая элементы для классификации постоянных и временных разниц, и обеспечить сквозной учет всей производимой и закупаемой продукции по первичным элементам затрат, в том числе при использовании полуфабрикатного метода учета и оценке ТМЦ по средним ценам;
    • параллельный учет в модуле Учет и отчетность. На основании однократного ввода первичных документов в системе формируются проводки по разным типам баланса. Базой для формирования аналитических налоговых регистров являются документы, зарегистрированные в различных модулях системы «Ма-3» и порождающие налоговые проводки в главной книге и содержащие данные, необходимые для формирования базы по налоговому учету.

Инструменты для реализации решения по налогу на прибыль позволяют сформировать не только необходимую отчетность для подачи в налоговые органы, но и дополнительную отчетность, такую как налоговый баланс или баланс по временным разницам.

• Учет НДС. Реализует следующие основные функции:
  • базовые операции:
    • ведение справочников по НДС;
    • НДС при продаже товаров и услуг;
    • счета-фактуры;
    • регистрация входящего НДС;
    • вычет НДС, перенос вычета;
    • НДС по обязательствам в валюте и у.е.;
    • восстановление НДС;
    • НДС с авансов;
  • корректировки:
    • исправление и корректировка поступлений/реализации;
    • НДС при возврате товаров;
  • посреднические операции:
    • журнал регистрации счетов-фактур;
    • реализация/приобретение через посредника;
  • отчетность:
    • книга покупок;
    • книга продаж;
    • налоговая декларация;
• Транспортный, имущественный налог. Реализуется на основе данных модуля Основные средства.

Модуль Основные средства (ОС) позволяет реализовать учет объектов основных средств и нематериальных активов (НМА) от момента их приобретения до выбытия. Благодаря тесной интеграции с системой финансового учета, все выполняемые с объектами операции дополнительно отражаются движением по счетам бухгалтерского и управленческого учета. При выполнении операций также учтены особенности налогового законодательства.

В зависимости от имеющихся целей, учет основных средств возможно вести по разным правилам: РСБУ, МСФО, налогового учета, управленческого учета и т.д. Для этой цели в системе «Ма-3» реализована возможность использования параллельного учета ОС.  Операции с основными средствами по каждой модели учета выполняются независимо и могут быть проведены одновременно или в разное время, при этом параметры проведения операций по каждой из моделей (стоимость, метод и период амортизации, счета учета) могут различаться.

Основные функции модуля:

• учет объектов ОС и НМА от закупки до списания/продажи;
• параллельный учет ОС по разным моделям учета (РСБУ, МСФО, налоговый учет и дополнительные управленческие модели);
• независимый учет операций в разных моделях (одновременно или в разное время);
• ведение реестра ОС с различными характеристиками объектов ОС;
• создание финансовых проводок для любой операции с ОС;
• интеграция ОС с модулями Техническое обслуживание и ремонты, Закупки, Сбыт, Проекты.
• учет особенностей РСБУ и налогового законодательства.

Модуль Управление документами предназначен для администрирования документооборота и поддерживает реализацию следующих функций:

• Регистрация и выпуск процедур, инструкций, стандартов, проектов и других документов компании;
• Контроль жизненного цикла документов: набор текста, подготовка документа, контроль срока действия, утверждение и распространение электронных и бумажных версий документа;
• Формирование протокола ознакомления;
• Интеграция с Microsoft® Word®;
• Выдача основного списка и списка документов для каждого адресата / папки;
• Электронная рассылка с рекомендациями по новым документам и / или с предупреждением об ознакомлении с изменениями.

Модуль Юридическое делопроизводство реализует процессы управления судебными делами и претензионно-исковой работой:

• Реестр и полная информация о делах в рамках судебной и претензионно-исковой работы, трудовых споров
• Реестр компаний, оказывающих предприятию юридические услуги
• Ведение договоров на оказание юридических услуг
• Ведение информации о сторонах и участники судебного процесса, претензионно-исковой работы, трудовых споров
• Отслеживание сроков и событий, связанных с судебной и претензионно-исковой работе, трудовым спорам
• Распределение работ по судебной и претензионно-исковой работе между юристами
• Использование справочников HR для регистрации и ведения трудовых споров с сотрудниками предприятия
• Отчетность по направлениям деятельности / делам / датам