Планирование и контроль бюджетов

Гибкость и универсальность модуля Бюджетирование позволяют создавать бюджеты различных уровней и в разных комбинациях пользователями системы, а также объединять их в управленческие структуры более высокого порядка. Модуль изначально интегрирован не только с основными модулями системы «Ма-3», такими, как Основные средства, Управление закупками, Управление запасами, Управление продажами, Финансы, Кадровый учет и заработная плата, Управление производством, Управление проектами, Управление договорами, Учет и отчетность, но и с редакторами электронных таблиц, включая MS Excel. Кроме того, возможна синхронизация с внешними системами.

Построение бюджета

• Структура бюджета в «Ма-3» создается пользователем согласно принятой в организации модели бюджетной политики. Могут быть сформированы как бюджеты сводных финансовых показателей (БДР, БДДС, ББЛ), так и операционные на подразделения, МВЗ, статьи расходов и т.д. При этом, пользователь «Ма-3» самостоятельно может создавать различные бюджеты, например, план работы ИТ-подразделения на основе нормо-часов на заданный период, или заложить годовой бюджет расхода материалов в количественном измерении на производство товаров, направляемых на экспорт.
• Бюджет строится на основе бюджетного плана счетов, состоящего из синтетических и аналитических счетов. Бюджетный план счетов может быть, как скопирован с плана счетов главной книги, так и со счетов МВЗ, или же быть созданным в соответствии с потребностями и практикой бюджетирования организации;
• Любой элемент НСИ или расчетные данные, оформленные в виде специальной программы, могут учитываться в качестве статей бюджета. Настройка единиц оценки бюджетной статьи может быть, как в количественном, так и в денежном выражении в одной или нескольких валютах. Статьи бюджета могут содержать следующие аналитики:
  • Три стандартных аналитики плана счетов главной книги: МВЗ, объект учета и класс счета;
  • Бюджетные аналитики: операция бюджета, бюджетная группа.
  • 4 дополнительные аналитики, которые могут быть определены пользователем и связаны с произвольными объектами учета в системе;
• На уровне бюджетного плана счетов и на уровне статей бюджета возможно определять лимиты доходов и расходов, которые будут отслеживаться системой при создании бюджета;
• Периоды бюджетирования охватывают любой промежуток времени с разбивкой на регулярные периоды с возможностью промоделировать любой сценарий развития на основе задаваемых и варьируемых пользователем показателей;
• При создании бюджета расчёт и распределение плановых сумм могут быть сделаны с помощью встроенного в систему языка формул или через связанную с бюджетом таблицу Microsoft Excel.
• Данные для формирования бюджета также могут загружаться из внешнего файла электронной таблицы или файла в хранилища системы путём мэппинга каждой ячейки входных данных к позиции структуры бюджета в системе;

Версионность и прогнозирование бюджета

• Система дает возможность создания процедуры утверждения бюджета, что особенно важно при формировании бюджетов крупных организаций, где за каждую часть общего плана отвечают различные подразделения;
• В процессе утверждения бюджета пользователи имеют возможность вносить изменения в статьи и единицы оценки бюджета. Система позволяет отслеживать эти изменения и сохранять их как версии документа. Это дает возможность не только сохранять историю изменений, но и проводить сравнение различных версий бюджета между собой, отслеживая историю изменений по этапам утверждения.
• Возможность прогнозирования бюджета (построения бюджетных сценариев) основывается не только на основе задаваемых и варьируемых пользователем показателей, используемых при моделировании бюджета, но и на статистических показателях организации за прошедшие периоды;
• Прогнозирование бюджета – это упрощённая процедура создания версий бюджета, которая не требует полного маршрута исполнения по подписантам. Составленный прогноз может принят за основной финансовый документ при наличии соответствующих полномочий у акцептанта. Это позволяет осуществлять бюджетирование не только «снизу» — от статей, но и «сверху» — от устанавливаемых лимитов финансирования;
• Процедуры ведения версионности и прогнозирования бюджета не являются обязательными к исполнению, поэтому процесс бюджетирования может быть упрощён только до составления плана.

Настройка прав доступа к бюджету

• Использование системы бюджетирования, в которой за каждый из участков есть свой ответственный сотрудник, предполагает наличие разграничения прав пользователей внутри бюджетного процесса и выстраивание иерархии доступов. Например, можно настроить права доступа таким образом, чтобы финансовый директор мог просматривать и редактировать все бюджеты организации, руководитель ИТ-подразделения вносить изменения в бюджет ИТ, а его заместитель только просматривать данный документ.
• Разграничение прав можно сделать несколькими способами: выдать доступы пользователям к просмотру определённых бюджетов или более детализировано настроить права по бюджетным статьям, МВЗ или другим аналитикам. Механизм настройки так же дает возможность разрешать пользователям выдачу прав доступа другим пользователям на свой или нижестоящий уровень бюджетного счета, аналитики счета и т.д.

Контроль доступного бюджета

Контроль наличия и распределения доступного бюджета осуществляется по интегрированным с модулем «Бюджетное планирование и контроль» модулями системы «Ма-3» и позволяет:

• настраивать допуски разрешенного достижения или превышения лимита;
• настраивать оповещение ответственного по электронной почте или при входе в систему с последующим утверждением/отклонением перерасходов бюджета;
• учитывать внебюджетные расходы;
• настраивать лимиты и блокировки по финансово-хозяйственным операциям значимых для бюджетного процесса;
• осуществлять онлайн сравнение плановых, фактических и прогнозных показателей бюджета на любую дату;

Анализ бюджетного процесса

Взаимодействие модуля бюджетирования с другими модулями системы происходит через механизм настраиваемых бюджетных проводок. Бюджетная проводка – запись финансово-хозяйственной операции в журнале учёта бюджетных проводок, регистрируемая по виду бюджетного баланса (например, проводка по бюджету может регистрироваться с видом баланса «плановый», а начисление зарплаты с видом «фактический»). Бюджетные проводки должны сопровождать любую финансово-хозяйственную операцию, которая считается значимой для бюджетного процесса (например, создание и утверждение бюджета, расчёт амортизации, закупка материалов, начисление зарплаты, налогов и т.д.). Таким образом, соотнесение бюджетных проводок с бюджетными статьями позволяет проводить план-факт анализ между любыми бюджетами в режиме «онлайн» и за любой период.

• Бюджетные проводки независимы от бухгалтерского, налогового или управленческого учёта – это самостоятельные настройки внутри системы;
• Каждая операция системы может содержать более одного элемента настройки по проводкам (например, из входящего счета-фактуры можно использовать одновременно данные для бюджета по НДС и информацию по цене купленных товаров).
• Бюджетные проводки могут быть настроены так же и на сторнирование или иные корректировки первоначального документа;
• Все бюджетные проводки попадают в реестр, где могут быть отредактированы в соответствии с потребностями бюджетного процесса и при наличии соответствующего доступа.
• Записи в реестр бюджетных проводок могут проводиться как в «онлайн», так и «оффлайн» режиме. Выбор режима пополнения реестра бюджетных проводок определяет, насколько оперативно будет доступна информация для анализа бюджета;
• В качестве инструмента анализа бюджета «Ма-3» предлагает встроенный механизм формирования многомерных кубов, который позволяет в «онлайн» режиме за любой промежуток времени проводить сверку данных по всему бюджетному процессу. Пользователи системы не ограничены в настройке конфигурации кубов — в графическом представлении куба можно настроить сравнение плановых и фактических данных, оценочных и плановых и т.д. Кубы строятся на основании бюджетных проводок, поэтому актуальность информации зависит от того, насколько оперативно пополняется и корректируется реестр бюджетных проводок. Настройка и конфигурация кубов также может осуществляться пользователями «Ма-3».